Gegevensbescherming, Privacyverklaring & Cameratoezicht

We vinden het als organisatie belangrijk dat de privacy van cliënten, contactpersonen, medewerkers en vrijwilligers wordt gerespecteerd. Persoonsgegevens behandelen we met grote zorgvuldigheid en volgens de geldende wet- en regelgeving voor de verwerking van persoonsgegevens.

Zorggroep Aelsmeer is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Doel van het verwerken van persoonsgegevens

Zorggroep Aelsmeer verwerkt verschillende persoonsgegevens om aan te sluiten op de zorgvraag van de cliënt. Ook worden persoonsgegevens gebruikt om de cliënt of eerste contactpersoon te kunnen informeren (schriftelijk, per e-mail of per post) en een factuur toe te kunnen sturen voor de verleende zorg. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt voor kwaliteitsdoeleinden, zoals jaarlijkse cliënttevredenheidsonderzoeken. Er worden alleen gegevens verwerkt die rechtstreeks betrekking hebben op de zorgvraag en zorgverlening.

Cliënt en vertegenwoordiger van de cliënt

Persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt als de cliënt/wettelijk vertegenwoordiger daar toestemming voor heeft gegeven, er een zorgovereenkomst is gesloten, op grond van een wettelijke bepaling, op grond van gerechtvaardigd belang of, wanneer dit van levensbelang is voor de cliënt. De gegevens uit het cliëntendossier kunnen worden gebruikt om andere zorgverleners te informeren. Een voorbeeld daarvan is het delen van het cliëntendossier als er een verwijzing wordt gedaan naar een andere behandelaar (ziekenhuis, fysiotherapeut).

Zorggroep Aelsmeer werkt ook met een wachtlijst. Met toestemming van de cliënt kunnen persoonsgegevens bewaard worden om in de toekomst opnieuw contact op te nemen. Het gaat dan om naam, telefoonnummer en/of e-mailadres.

Contactpersonen van cliënt

Om de zorgverlening goed, veilig en verantwoord te laten verlopen is het belangrijk dat wij contactgegevens hebben van de contactpersonen van de client (anders dan de wettelijk vertegenwoordiger). De eerste contactpersoon heeft meer rechten m.b.t. informatie dan de andere naasten van de cliënt. Van contactpersonen worden alleen bereikbaarheidsgegevens en de relatie tot de client vastgelegd. Voor het verwerken van persoonsgegevens van contactpersonen hebben wij toestemming nodig. Bij intrekking van deze toestemming wordt de verwerking direct stopgezet en de persoon niet langer als contactpersoon geregistreerd.

Sollicitanten

Op het moment dat een sollicitant reageert op een vacature geeft hij/zij impliciet toestemming om zijn/haar persoonsgegevens te verwerken. Indien de sollicitant deze toestemming intrekt, wordt de gegevensverwerking gestopt, de sollicitatie geannuleerd en de gegevens vernietigd. Als Zorggroep Aelsmeer vanwege een andere reden gebruik wil maken van deze gegevens, wordt de sollicitant eerst geïnformeerd en expliciet om toestemming gevraagd. Deze toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken.

Persoonsgegevens welke door Zorggroep Aelsmeer worden verwerkt

Persoonsgegevens die verwerkt worden staan in onderstaand overzicht beschreven voor cliënten en medewerkers.

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Zorggroep Aelsmeer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn. De bewaartermijn voor medische gegevens is maximaal 20 jaar na einde van de zorgverlening. Hieronder vallen ook de contactgegevens van contactpersonen/de vertegenwoordiger van de cliënt. Financiële gegevens van de cliënt worden tot maximaal 7 jaar na einde van de zorgverlening bewaard.

Algemene contactgegevens van vrijwilligers worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.

Na het indienen van een klacht wordt de klacht zelf en de contactgegevens van de indiener van de klacht, tot 2 jaar na afhandeling van de klacht bewaard.

De gegevens van een sollicitant worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij de sollicitant expliciet toestemming heeft gegeven om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren.

Voor medewerkers geldt dat persoonsgegevens m.b.t. salarisadministratie tot 7 jaar bewaard worden. Persoonsgegevens in het personeelsdossier worden tot 2 jaar bewaard.

Het delen van persoonsgegevens met derden

Zorggroep Aelsmeer schakelt bij de uitvoering van de zorg derden in (buiten de organisatie). Dit gebeurt wanneer Zorggroep Aelsmeer derden inschakelt voor de verwerking van gegevens. Een voorbeeld is het Elektronisch Client Dossier (ECD). In dat geval worden persoonsgegevens van de cliënt in opdracht van Zorggroep Aelsmeer door de leverancier verwerkt. De leverancier is dan een ‘verwerker’.

Ook in het kader van samenwerking binnen de zorg (zoals met huisartsen of apothekers) kunnen gegevens, onder gezamenlijke verantwoordelijkheid en passende afspraken, gedeeld worden. Hiervoor geldt dat deze partijen zelf verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de persoonsgegevens. Zorggroep Aelsmeer heeft hierover met deze partijen afspraken gemaakt en deze opgenomen in een overeenkomst van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Op deze manier zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens binnen deze samenwerking zo veilig mogelijk worden verwerkt.

Zorggroep Aelsmeer is verplicht persoonsgegevens door te geven aan overheidsorganisaties of andere instanties. Een voorbeeld is het delen van persoonsgegevens aan een zorgverzekeraar om zorg te kunnen declareren.

Beveiliging van persoonsgegevens

Er worden passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen. De gebruikte softwaresystemen voldoen aan de Nederlandse en/of internationale normen, om te borgen dat persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Websitebezoek www.zg-aelsmeer.nl

Op de website van Zorggroep Aelsmeer worden algemene bezoekersgegevens bijgehouden (cookies). Persoonsgegevens kunnen ook verwerkt worden als deze via het contactformulier worden ingevuld.

Sommige cookies zorgen ervoor dat bepaalde onderdelen van de site goed werken en dat uw gebruikersvoorkeuren bekend blijven. Door het plaatsen van functionele cookies zorgen wij ervoor dat u onze site gemakkelijker kunt bezoeken. Wij gebruiken statistieken cookies om de beleving voor onze gebruikers te optimaliseren. Wanneer u onze site voor het eerst bezoekt, tonen wij een pop-up met uitleg over cookies. Zodra u klikt op ‘Voorkeuren opslaan’ geeft u ons toestemming om de categorieën cookies en plugins te gebruiken die u hebt geselecteerd in de pop-up en welke zijn omschreven in het cookiebeleid. U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen; houd er dan wel rekening mee dat onze site mogelijk niet meer optimaal werkt.

Cameratoezicht

Het cameratoezicht heeft als doel de veiligheid van zowel cliënten als medewerkers te waarborgen. Cameratoezicht kan de medewerker/familie in staat stellen te observeren en in te springen op risicovolle situaties voor de cliënt/naaste.

Het doel van cameratoezicht op de kamers van de cliënt is om de cliënten op de locatie Grote Poel in het zorgcentrum, een veilige woonomgeving te bieden. Met het cameratoezicht zijn medewerkers beter in staat om te observeren en kunnen medewerkers direct inspringen op risicovolle situaties om risico’s op gezondheidsschade bij de cliënten te verkleinen of zelfs voorkomen. De cliënten en/of diens vertegenwoordigers hebben schriftelijk toestemming gegeven voor het gebruik maken van cameratoezicht. De camera’s staan in principe gedurende de avond en nacht ingeschakeld. Echter als de veiligheid van de cliënt vraagt om continu toezicht, dan zal de camera ook gedurende de dag aanstaan bij desbetreffende cliënt. Cameratoezicht overdag gebeurt alleen in incidentele situaties. Alle beelden worden geanonimiseerd (beeld is geblurd), standaard 24u bewaard en alleen op indicatie kunnen beelden veilig worden gesteld. Te denken valt bijvoorbeeld aan een ernstige valpartij waarbij letsel wordt opgelopen.

Bezoekers worden geïnformeerd via bordjes bij de voordeur van de locatie waarop vermeld staat dat er gebruik gemaakt wordt van cameratoezicht. De camerabeelden worden goed beveiligd en alleen bekeken door bevoegde personen. Klachten over het cameratoezicht kunnen schriftelijk worden ingediend bij Zorggroep Aelsmeer.

Cameratoezicht in de woongelegenheid bij de cliënt (zelfstandig thuis, aan- en inleun, verpleeghuis).

Indien u camera’s in uw woning hebt in verband met toezicht op veiligheid door uw familie/naaste, dient u bij aanvang van de zorg of tussentijds bij het installeren van cameratoezicht, afspraken te maken met de zorgaanbieder over:

• De locatie waar camera’s zijn/worden geplaatst;
• De duur van de opnames (wanneer staan de camera’s aan/uit);
• Het wel of niet afschermen van de camera’s als de thuiszorg u bezoekt;
• De bewaartermijn van de opnames;
• Het doeleinde waarvoor de opname wordt gebruikt. Bijv. signalering, toezicht en veiligheid.
• De afspraken worden vastgelegd in het zorgdossier om transparantie en naleving van de privacyregels te waarborgen.

Rechten van cliënten m.b.t. cameratoezicht:

• Cliënten worden geïnformeerd over waar camera’s geplaatst zijn en waarom ze worden gebruikt
• Cliënten hebben het recht om te vragen welke gegevens over hen zijn vastgelegd en kunnen verzoeken om deze gegevens te corrigeren of te verwijderen
• Verzoeken om inzage in of verwijdering van camerabeelden moeten schriftelijk of per e-mail gedaan worden. Zorggroep Aelsmeer zal binnen één maand reageren.
• Camera’s in cliëntenkamers worden gebruikt voor signalering, toezicht en veiligheid; deze opnames worden niet opgeslagen.

Rechten van Medewerkers m.b.t. cameratoezicht:

• Medewerkers worden geïnformeerd over de doeleinden van het cameratoezicht en waar de camera’s zich bevinden.
• Medewerkers hebben het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van camera’s en kunnen verzoeken om inzage in opnames waarin zij voorkomen.
• Opnames mogen alleen voor de afgesproken doeleinden gebruikt worden en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Algemene privacy rechten

Personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, hebben de volgende rechten:

• Verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens (let op: dit recht geldt niet altijd).
• Inzage in welke gegevens worden verwerkt.
• Correctie of aanvulling van (onjuiste) persoonsgegevens.
• Beperking van de gegevensverwerking onder bepaalde voorwaarden.
• Bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens.
• Duidelijke informatie ontvangen over het gebruik van persoonsgegevens.

Nieuwe cliënten ontvangen deze privacyverklaring, algemene voorwaarden en betalingsvoorwaarden in PDF per e-mail bij bevestiging van de eerste afspraak.

Omgang met mogelijke risico’s

Als met persoonsgegevens van cliënten en naasten niet op zorgvuldige wijze wordt omgegaan, bestaat het risico op datalekken en mogelijke identiteitsfraude.
Als met persoonsgegevens van cliënten en naasten niet op zorgvuldige wijze wordt omgegaan, bestaat het risico op imagoschade voor de organisatie en boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact bij vragen, klachten of meldingen van beveiligingsincidenten

Zorggroep Aelsmeer
Molenpad 2
1431 BZ Aalsmeer

De Functionaris Gegevensbescherming van Zorggroep Aelsmeer is Thomas Verburg en is bij vragen te bereiken via fg@zg-aelsmeer.nl

Telefonisch te bereiken via de receptie: 0297-326050